Managers hebben veel uitdagingen op de werkvloer. Een daarvan is om voor de optimale productiviteit te zorgen. Als er één ding is dat projectmanagers in de loop der jaren hebben geleerd, dan is het wel dat de productiviteit eronder lijdt als de werklast niet goed wordt beheerd.
Meest voorkomende problemen van inefficiëntie
Stress, ontevredenheid en inefficiëntie zijn de drie meest voorkomende werkgerelateerde problemen. Uiteraard zijn er nog veel meer oorzaken van een te hoge werkdruk. Dit kan weer leiden tot mentale klachten. Daarom is het managen van de psychosociale arbeidsbelasting belangrijk.
Managen van de werkdruk
Allereerst is het voor de projectmanager belangrijk dat zij het werk onder medewerkers verdelen. Daarbij is het belangrijk dat de prestaties bekeken worden. Stel voor ieder teamlid specifieke KPI’s op en laat werknemers taken doen waarvoor ze vaardigheden hebben.
De projectleider moet hierbij het vermogen hebben om het werk gelijk over iedereen te verdelen.
Waarom is het beheren van de werklast belangrijk?
Effectief management van de werklast is van cruciaal belang voor de algehele projectprestaties. Daarnaast draagt dit ook bij aan het zakelijk succes. Het managen van de werklast gaat niet alleen over de productiviteit. Hierbij is het belangrijk dat de werktevredenheid nauwlettend in de gaten gehouden wordt, evenals het stressniveau.
Als dit goed op orde is, zullen burn-outs zoveel mogelijk voorkomen kunnen worden. Het zal ervoor zorgen dat de teams aan het werk blijven en dat het werk dat gedaan moet worden, zo snel mogelijk gedaan wordt.
Pas op met het verhogen van de werkdruk
Als bedrijven proberen hun efficiëntie te verhogen, vergeten ze soms dat werklastbeheer niet alleen over uren en taken gaat. Om te beginnen is het belangrijk om te wijzen op het verschil tussen werklastbeheer en tijdbeheer. Het is een strategische benadering van het plannen, inschatten en volgen van het werk. Hiermee kunt u de werkdruk voor individuen en groepen in de hele organisatie in balans brengen.
Voorkom burn outs met tevredenheid op het werk
Bedenk ook hoe invloedrijk het is als het gaat om de mate van werktevredenheid, productiviteit en overwerk, verloopcijfers, stressniveaus en burn-out risico’s bij uw werknemers. Uit een recente studie van Gallup blijkt dat maar liefst tweederde van de voltijdwerkers een burn-out op het werk ervaart. Met dat in het achterhoofd is het ontwikkelen van een solide plan voor werklastbeheer iets waar iedereen baat bij kan hebben.
Het zal ervoor zorgen dat de teams aan het werk blijven en dat het werk dat gedaan moet worden, zo snel mogelijk gedaan wordt. Er zijn veel elementen waarmee u rekening moet houden als u ervoor wilt zorgen dat uw managementplan voor werkdruk volledig gevormd is.