Sta jij op het punt om voor de eerste keer een evenement te organiseren? Dat kan natuurlijk een fantastische ervaring zijn. Het zal waarschijnlijk uitdagend worden, maar ook zeker dankbaar. Wanneer je dit verkeerd aanpakt, kan het zelfs een lijdensweg worden waarvan je had gehoopt dat je het nooit was begonnen. Wat is dan het geheim? Een succesvol evenement zit hem in de strategie en aanpak. Met een goed en doordacht plan ben je al halverwege. Maar wat zijn nu enkele dingen waar je rekening mee moet houden om jouw evenement te laten slagen? Lees hier!
Het doel van je evenement
Je gaat eerst even goed in kaart brengen wat het doel is van dit evenement en voor wie je het nu eigenlijk organiseert. Dit bespaart een heleboel tijd en moeite bij de organisatie. Dus: focus jij je op de jongere generatie, of juist op senioren? Is het evenement voor mede-ondernemers of juist voor potentiële klanten? Op basis hiervan kun je de locatie, muziek, aankleding en andere zaken regelen. Denk bijvoorbeeld ook aan passende badgehouders voor alle aanwezigen. Maar het gaat niet alleen om de doelgroep zelf. Je moet ook kijken naar het doel van het evenement. Ga je een nieuw product of dienst introduceren? Wil jij juist dat de aanwezigen gaan netwerken? Maak het concreet!
De organisatie van het evenement
Hierbij draait alles om communicatie. Wanneer je tijdig en op de juiste manier communiceert, zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er gaat gebeuren. Het is ook de beste manier om no-shows te voorkomen. Communiceer dus goed met je publiek, maar vergeet niet om duidelijke afspraken te maken met sprekers, de uitbaters van de locatie, sponsoren en eventueel de gemeente. Mensen werken graag mee aan een evenement waarbij de communicatie soepel verloopt. Onze tip: stel een communicatieplan op en betrek alle mensen die daarbij horen.
Stel een budget op
Deze stap mag je zeker niet verwaarlozen. Een budget kan een evenement maken of breken. Wat heb jij te besteden als startende ondernemer? Je zult waarschijnlijk geen eindeloos budget hebben, dus vraag offertes op voor de locatie, catering, huur van materieel en personeel. En moet je een badge maken voor alle deelnemers? Houd hier dan ook rekening mee. Het kan een goed idee zijn om sponsoren te strikken om mee te betalen aan het evenement. Kijk ook of er bepaalde fondsen of zelfs subsidies zijn die je kunt gebruiken om de kosten te ondersteunen. Of je hiervoor in aanmerking komt heeft weer te maken met het doel en de inhoud van je evenement. Begin op tijd met deze stap om problemen te voorkomen.
Stel op tijd een programma op
Het programma bepaalt de dag. Stel deze daarom op tijd en nauwkeurig samen. Het programma heeft namelijk invloed op de kosten en daarom gaat deze stap hand in hand met budgettering. Welke sprekers komen er? Wat zijn de kosten ervan? Hoe plan je deze in alle tijd die je hebt? Heb je hiervoor bepaalde voorzieningen of ruimten nodig? Worden er fotografen ingehuurd, of hoe wordt alles vastgelegd? Heb je een voorzitter nodig die het programma in goede banen leidt? Wanneer je het programma in kaart hebt gebracht, kun je dit ook communiceren via verschillende kanalen zoals jouw website, social media, uitnodigingen en meer. Dit moet echt op tijd gebeuren zodat iedereen op de hoogte is.
Leg alle details van je evenement vast!
Tot slot is het verstandig om alles vast te leggen. We hadden het al over de locatie, organisatie, communicatie en het programma. Maar denk ook aan parkeermogelijkheden, vergunningen, uitnodigingen en meer. Met een draaiboek heb je altijd alles bij de hand en kun je waar nodig nog aanpassingen maken. Na afronding van het evenement is het slim om te evalueren en te documenteren hoe alles is verlopen, zodat je er de volgende keer van kunt leren. Succes!