Een printer uitkiezen kan best spannend zijn. Je wilt dat alles vlot werkt en dat je niet onnodig veel geld uitgeeft. Misschien heb je al ervaringen met wachttijden, kostbare inkt en onduidelijke menu’s. Gelukkig zijn er manieren om die zorgen te verminderen. Laten we eens kijken naar wat er echt toe doet als je een printer wilt kopen voor jouw bedrijf.
Waar heb je het voor nodig?
Sta even stil bij je wensen. Print je vooral teksten of ook afbeeldingen? Gaat het om veel kopieën op één dag of maar een paar afdrukken per week? Zo krijg je een beter beeld van welke printer het meest geschikt is. Als je grote documenten moet verwerken, kan een apparaat met meerdere papierladen handig zijn. Een druk kantoor met veel medewerkers vraagt om een sneller model. Werk je met vertrouwelijke gegevens, denk dan ook aan de beveiligingsmogelijkheden.
Denk aan extra functies
Heb je soms beelden van hoge kwaliteit nodig? Dan is een foto printer overwegen waard. Zo kun je folders, posters of andere marketingmaterialen afdrukken zonder dat de kleuren flets ogen. Denk ook aan scannen, kopiëren en faxen. Misschien wil je een alles-in-een apparaat, vooral als je weinig ruimte hebt. Overweeg of je liever een inkjet of laserprinter neemt. Inkjet kan fijn zijn als je vaak kleurenafbeeldingen print, maar laser is vaak weer voordeliger als je vooral zwart-wit documenten nodig hebt.
Let op de kosten en het gebruiksgemak
De aanschafprijs is niet het enige dat telt. Inkt of toner kan op de langere termijn flink oplopen in kosten. Informeer daarom naar de prijs van vervangende cartridges en de levensduur van de printkop. Een model dat goedkoop lijkt, kan uiteindelijk duur uitvallen. Kijk ook naar de snelheid van het printen. Niets is zo vervelend als een printer die eindeloos doet over een eenvoudig document. Probeer een apparaat te vinden met een duidelijke bediening. Dat scheelt tijd en frustratie op een drukke werkdag.
Wat is je groeipotentieel?
Het is goed om vooruit te kijken. Verwacht je dat je bedrijf zal groeien? Dan is het misschien verstandig om een printer te kiezen die kan meegroeien. Controleer of je het geheugen kunt uitbreiden of dat er extra papierladen bij kunnen. Kijk ook of er onderhoudscontracten mogelijk zijn. Zo ben je verzekerd van hulp als er iets misgaat. Werknemers staan dan niet stil en kunnen doorwerken. Zorg er tot slot voor dat iedereen weet hoe het apparaat werkt. Neem de tijd om je team te vertellen waar ze de inkt kunnen vervangen en welke instellingen belangrijk zijn. Dat voelt misschien als extra werk, maar het kan later veel vragen en irritatie voorkomen.