Een draaiboek is een handleiding van bijvoorbeeld in evenementen waarin precies staat wat iedereen zijn rol is en wat er die dag allemaal gaat gebeuren. Het draaiboek wordt voor de speciale dag opgesteld in helpt iedereen om te weten wat diegene moet doen. Hierdoor worden er direct een hoop vragen beantwoord voordat ze gesteld hoeven te worden. Daarnaast weet iedereen een stuk beter waar die aan toe is.
Waarom draaiboek nodig?
Voordat een evenement gebeurd, kun je van te voren al een hoop zaak regelen. Dit scheelt een heleboel improvisatiewerk op de dag zelf. Daarbij komende bij je misschien wel op de dag zelf te druk en kun je niet iedereen zijn vragen beantwoorden. Om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en dat niet iedereen als kip zonder kop door elkaar heen gaat rennen, is het belangrijk om van te voren een goed draaiboek op te stellen.
Hoe draaiboek opstellen?
Een aantal regels die je in je draaiboek opstelt zijn feiten. Iedereen moet deze dus weten en moet zichzelf eraan houden. Bij het opstellen van het draaiboek is het ook meteen belangrijk om jezelf af te vragen voor wie het draaiboek allemaal gaat zijn. Maak daarom eerst een overzicht van alle medewerkers die je bij de dag gaat betrekken. Stel vervolgens de volgende gegevens op.
- Naam van medewerker;
- Rol van medewerker;
- Contactgegevens medewerker;
- Moeten medewerkers iets meenemen?
Nu je weet voor welke medewerkers je het draaiboek gaat samenstellen, is het belangrijk om ze alvast te voorzien van algemene informatie die belangrijk is het voor evenement.
- Adresgegevens van locatie;
- Contactgegevens van locatie;
- Hoe laat en waar moeten ze aanwezig zijn;
- Type evenement;
- Jouw eigen contactgegevens;
- De grootte van het evenement, aantal gasten;
- Het doel van de dag;
- Lijst met namen/ gezichten die ze moeten herkennen;
- Gegevens van lokale EHBO;
- Plattegrond van locatie;
- Contactgegevens van leidinggevende.
Voorbeeld draaiboek
Nu voor iedereen de algemene gegevens bekend zijn, komt de volgende stap in het maken van een draaiboek. Wees altijd zeer concreet over wie er op welke plek moeten zijn en wat ze daar moeten doen. Door concrete afspraken te maken is het voor iedereen duidelijk wat diegene op ieder moment doen. Hieronder een kort voorbeeld.
| Tijdstip | Wie | Activiteit | Locatie | Opmerking |
| 8:30 | Peter | Jassen aannemen | Hoofdingang | |
| 9:00 | Anne | Deuren openen | Hoofdingang | Wens iedereen van harte welkom |
| 9:00 | Bas/ Fleur | Welkomstdrankje aanbieden | Bij geopende deuren | Zorg ervoor dat er genoeg alcoholvrije drankjes klaarstaan |
| 9:00 | Jan | Kaartjes uitdelen | Bij geopende deuren | Als iedereen binnen is, Peter van jassen mee laten helpen |
Hoewel er dus meerdere activiteiten plaatsvinden op hetzelfde tijdstip, is het nog steeds voor iedereen duidelijk wat die moet doen. Door stapsgewijs de gehele dag door te lopen kun je zo het perfecte draaiboek samenstellen.
Voor, tijdens en na
Het is helemaal geen gek idee om een draaiboek op te stellen voordat het evenement begint, tijdens het evenement en na het evenement. Hierdoor weten de drie groepen zeer specifiek welke informatie ze nodig hebben. Daardoor blijft er ook een hoop onnodige informatie beperkt voor de medewerker die alleen helpen met afbouwen. Maar let er wel op dat sommige evenementen elkaar overlopen en dat je geen benodigde informatie achterlaat.
Stel het draaiboek samen op
Het is zeer lastig om geheel vanuit je eigen gedachte een geheel draaiboek op te stellen. Vraag daarom aan collega’s of ze mee kunnen helpen of je zaken over het hoofd hebt gezien. De kans is groot van wel. Vraag daarna aan de uitvoerders van het evenement of zij nog aanvullen hebben voor je draaiboek. Waarschijnlijk heeft een gedeelte al ervaring met het meedraaien van een evenement en missen nog bepaalde onderdelen. Loop vervolgens met alle extra kennis in alle rust de dag en vul aan waar nodig.
Controleer extra of spullen geregeld zijn
Het komt zeer knullig over als er bijvoorbeeld een microfoon geregeld had moeten worden, maar dat die niet geregeld is. Controleer daarom nog eens extra welke spullen geregeld hadden moet worden of ze daadwerkelijk aanwezig zijn en of ze ook werken. Mochten bepaalde spullen cruciaal zijn voor het slagen van het evenement, reageer dan altijd een reserve voorwerp.
Let op voor uitzonderingssituaties
Hoewel je altijd hoopt dat ze niet voorkomen, kan het zomaar gebeuren dat er een uitzonderingssituatie zich voordoet. Heb daarom alvast antwoord op minimaal de onderstaande vragen.
- Wat doe je als een medewerker ziek wordt?
- Wat doe je als iemand de hulp van de EHBO nodig heeft?
- Wat doe je als er brand uitbreekt?
- Wat doe je als een van je uitgenodigde niet komt opdagen?
- Wat doe je als de stroom uitvalt?
- Wat doe je als door hevige weersomstandigheden en groot gedeelte van je gasten niet komt opdagen?
Evalueren na het evenement
Vooraf kun je nog zo veel onderdelen meenemen in je draaiboek, je gaat altijd tegen situaties aanlopen waar je nog niet aan had gedacht. Maar dankzij het opstellen van je goede draaiboek zijn die situaties wel tot het minimum gebleven. Maar het evenement is het belangrijk om goed te evalueren. Beantwoord tijdens het evalueren onder andere de onderstaande vragen.
- Wat ging er goed?
- Wat ging er fout?
- Was er teveel of te weinig personeel?
- Welke vragen hebben gasten gesteld?
- Was iedereen tevreden aan het einde van de dag?
- Welke processen kunnen er efficiënter?
- Wat moeten we volgende keer opnemen in draaiboek?
Hopelijk hebben al onze tips jou verder geholpen over wat een draaiboek is en hoe je een draaiboek moet opstellen. Het is even goed van te voren nadenken en neem er dus ook zeker je tijd voor, maar het moet zeker lukken. Veel succes!