Verbetervoorstel schrijven in 8 stappen

Verbetervoorstel schrijven

Heb je onlangs een traject afgerond en zou je graag het gehele traject of onderdelen daarvan willen verbeteren? Om te onderzoeken wat je het beste kunt verbeteren, is het interessant om een verbetervoorstel te schrijven. Via het Plan-Do-Check-Act principe breng je overzichtelijk in kaart waar de pijnpunten zaten, zodat je die gericht kunt aanpakken.

Wanneer verbetervoorstel schrijven?

Een verbetervoorstel wordt vaak gemaakt nadat een onderneming of student een traject heeft afgerond. Dit kan zijn dat er een nieuwe manier van werken is geprobeerd de afgelopen tijd of dat er een nieuw product is toegevoegd aan het aanbod. Wanneer het gehele proces is afgerond, wordt het tijd om alles te evalueren. Het doel is namelijk om processen soepeler te laten lopen, fouten te voorkomen en zo gemakkelijk verder te kunnen werken.

Wat ga je verbeteren?

Tijdens een traject kunnen er heel veel zaken zijn fout gegaan, maar niet alle zaken zijn even groot of belangrijk. Om daarin wat meer inzicht te krijgen, is de FMEA methode ontwikkeld. Via drie variabelen kun je inschatten hoe ernstig het probleem was. De inschatting is altijd handmatig, maar zorgt er wel voor dat je alvast een eerste goede selectie kunt maken. Geef ieder van de drie variabelen een score van 1 tot en met 10. Hoe erger het probleem was, des te hoger de score.

  • E (Ernst): hoe erg was de situatie?
  • F (Frequentie): hoe vaak is het fout gegaan?
  • D (Detecteerbaarheid): wat het te merken dat het fout ging?

Score ernst x score frequentie x score detecteerbaarheid = risico van het probleem.

Wat is een verbetervoorstel

1.     Wat is er fout gegaan?

De eerste stap in het schrijven van een verbetervoorstel is om te achterhalen wat er fout is gegaan. Denk hierover zelf na en vraag het ook na bij collega’s en eindgebruikers. Waar liepen ze tegenaan, wat was onduidelijk en wat kan er beter? In deze fase is het goed om alles mee te nemen, aan de hand van de bovenstaande FMEA berekening kun je direct bepalen wat belangrijk is.

2.     Wat waren de gevolgen?

Naast het benoemen van de relevante fouten die er gemaakt zijn, kun je direct erbij benoemen wat daarvan de gevolgen waren. Hierin kun je ook weer onderscheid maken dat sommige fouten niet direct leiden tot ernstige gevolgen. Aan de hand van het onderstaande template kun je wat inzichtelijker krijgen.

FoutGevolgErnstFrequentieDetecteerbaarRisico
Website offlineGeen aankopen op website811080
Koffiemachine kapotGeen koffie op kantoor16530

3.     Hoe erg was het?

Wat gebeurde er allemaal toen het fout ging? Kwam het gehele proces stop te liggen, wat moest er gebeuren voordat alles weer werkte, hoe erg werd dit onderdeel gemist? Allerlei vragen die je jezelf kunt stellen bij het inschatten van hoe erg de fout was.

4.     Hoe vaak is het voorgekomen?

De volgende stap om je verbetervoorstel te schrijven, is om na te gaan hoe vaak dezelfde fout is voorgekomen? En wie werd die steeds gemaakt door dezelfde persoon of afdeling? Mocht de fout door een groot gedeelte gemaakt zijn, kan de communicatie niet duidelijk zijn geweest. Maar als slechts een persoon de fout meerdere keren heeft gemaakt, kan die misschien hebben liggen slapen.

Verbetervoorstel maken

5.     Was de fout voor iedereen detecteerbaar?

Toen de fout werd gemaakt, had iedereen direct door dat er een fout was gemaakt? Of kwam en gedeelte daar pas later achter? En nog belangrijker, kwam jouw eindgebruikers achter de fout. Allemaal weer factoren die je kunt gebruiken voor je verbeterplan.

6.     Het risico berekenen

Nu je de volgende zaken duidelijk hebt.

  • Wat er fout is gegaan;
  • Wat de gevolgen daarvan waren;
  • Hoe ernstig het was;
  • Hoe vaak het voorkwam;
  • En wie het door had.

Met de deze gegevens kun je vrij accuraat berekenen wat het risico was van ieder probleem. Hierdoor kun je zelf een inschatting maken welke problemen je graag wil gaan oplossen. Hoewel je jezelf niet blind hoeft te staren op de scores van het risico, is het een oplossing om alleen problemen op te lossen met een score hoger dan 50.

Verbetervoorstel

7.     Wat moet er verbeterd worden?

Dankzij het bovenstaande acht stappenplan heb je in kaart wat er fout is gegaan en wat het risico daarvan is. Nu kun je dus zeer gericht je verbeterplan gaan schrijven in concreet je fouten aanpakken en komen met een verbetering. Het is natuurlijk compleet afhankelijk van je probleem, hoe je die het beste de volgende keer kunt oppakken. Het is daarom belangrijk om niet alleen na te denken over de oplossing, maar juist de gehele groep erbij te betrekken.

8.     Actiepunten opstellen

Nu je de kennis hebt dat je weet wat er verbeterd moet worden, adviseren die om te koppelen aan actiepunten en daarvoor iemand verantwoordelijk te maken. Hierdoor krijg je een completer inzicht in hoe fouten voorkomen gaan worden. En maak je de kans dus een stuk kleiner dat fouten nog een keer gemaakt gaan worden.

Hopelijk heeft onze acht stappenplan voor het schrijven van een verbetervoorstel jou een stuk verder geholpen. Kortom, denk er niet te gemakkelijk over, stel alle problemen op, maak een risico inschatting en kom samen tot een oplossing. Succes gegarandeerd voor de volgende keer.