Succesvol onboarding proces in 5 stappen

Onboarding proces

Om van een nieuwe medewerker een waardevolle medewerker in je team te laten zijn, is het onboarding proces een belangrijk gedeelte. Want kun jij er met jouw team voor zorgen dat de nieuwe medewerker zo snel mogelijk kennis van zaken heeft en zijn of haar waarde kan bewijzen? Wij adviseren je aan de hand van deze vijf stappen.

Waarom is een onboarding proces belangrijk?

Zowel voor jouw bedrijf als voor de nieuwe medewerker zelf, is het beginnen bij een nieuwe baan een spannend traject. Want iemand kan nog zo goed overkomen tijdens de sollicitatiegesprekken, je leert pas echt iemand kennen in de eerste werkweken. Daarom zorgt een onboarding proces er zo effectief mogelijk voor dat de nieuwe medewerker zoveel mogelijk kennis wordt bijgebracht die dat volledig zelfstandig kan werken. Daarnaast waardeert de nieuwe medewerker dat er tijd en aandacht in het leerproces wordt gestoken. Daarnaast biedt een succesvol onboarding proces ook nog deze voordelen:

  • Nieuwe medewerkers gemotiveerder naar het werk komen als ze weten dat ze gewaardeerd worden;
  • Medewerkers sneller nieuwe taken oppakken als er tijd in ze wordt gestoken;
  • Het gemakkelijk wordt voor je bedrijf om nieuwe medewerkers te vinden dankzij de positieve verhalen.

Maar daarnaast voorkomt een succesvol onboarding proces ook de volgende zaken.

  • Nieuwe medewerkers direct stoppen na enkele werkdagen;
  • Je groepjes krijgt op werkvloer tussen de oude en de nieuwe medewerkers;
  • Niemand meer met motivatie naar het werk komt en de productiviteit een stuk lager komt te liggen.
Onboarding proces team

1.     Collega’s leren kennen

Stap een bij een succesvol onboarding proces is om de nieuwe medewerker op zijn gemak te laten voelen tussen nieuwe collega’s. Laat direct merken dat je zelf enthousiast bent over de uitbreiding aan het team, zorg ervoor dat collega’s de nieuwe medewerker aanspreken en dat er minstens een connectie is tussen het team. Daarbij is het ook belangrijk om de nieuwe medewerkers direct in alle bedrijfsprocessen mee te nemen. Hiermee bedoelen we onder andere:

  • Uitnodigen tijdens pauzes;
  • De laatste flauwe grappen/ roddels van het kantoor vertellen;
  • Hoe ziet de vrijdagmiddagborrel eruit;
  • Welkomstcadeautje geven;
  • Uitnodigen voor de Kerstborrel en andere feestelijkheden.

2.     Bedrijf leren kennen

Nu de sociale basis is gelegd in het onboarding proces, gaan we nu de zakelijke kant op. De volgende stap is om de nieuwe medewerker het complete verhaal van het bedrijf te vertellen. Want de nieuwe collega zal vaak de vraag krijgen van familie en vrienden ‘Voor wie werk je nu eigenlijk en hoe bevalt het?’ Het is dan wel zo prettig als de nieuwe medewerkers daarover al direct kan vertellen. Je kunt bijvoorbeeld de onderstaande verhalen vertellen.

  • Hoe en door wie is het bedrijf begonnen;
  • Welke transformaties heeft het bedrijf doorstaan;
  • Wie is de huidige doelgroep;
  • Wat is het bestverkochte product of dienst;
  • Hoe zien de verschillende lagen van iedere afdeling eruit;
  • Wat is de missie en visie van het bedrijf;
  • Wat mogen concurrenten niet weten.
Onboarding proces leren

3.     Operationeel meewerken

We adviseren om iedere medewerker vanaf de eerste dag serieus te nemen en niet wat knullige taakjes uit te laten voeren. Tuurlijk moet iedereen ergens beginnen, maar dat hoeft niet helemaal onderaan te zijn. Laat daarom de nieuwe medewerker vaak meekijken met het huidige team en spreek meerdere trainingen/ cursussen af die aangeraden worden. Hierdoor kan tijdens het onboarding proces kennis opgedaan worden van hoe de huidige medewerkers te werk gaan en welke kennis zij al hebben.

4.     Planning maken met medewerker

Laat zien aan de nieuwe medewerker dat je daadwerkelijk een plan voor ze hebt klaar liggen en stel samen met ze een luchtige planning op. Zet niet direct allerlei strakke deadlines en doelen op die behaald moeten worden, maar je kunt wel bepaalde verwachtingen benoemen. Naast het afronden van bepaalde trainingen, kun je ook perspectief bieden over welke taken er in de toekomst bijkomen.

Daarnaast kan ook de mogelijkheid worden aangeboden om de medewerker een of meerdere dagen thuis te laten werken. Op het moment dat de medewerker daarvoor openstaat, kun je ook middelen voorzien waarin het thuiswerken gemakkelijker wordt. Denk hierbij aan een extra scherm voor de computer en andere zaken.

Medewerker inleren

5.     Evalueren met medewerker

 Je kunt zelf nog zo veel tijd en energie in een goed onboarding proces steken, maar de mening van de nieuwe medewerker is daarin ook een zeer belangrijk onderdeel. Laat de nieuwe collega op gesprek komen en creëer de ruimte om ervoor te zorgen dat de nieuwe aanwinst eerlijk antwoord geeft.

  • Wat verwachte die van het bedrijf en zijn de verwachtingen uitgekomen;
  • Gaat die gemotiveerd naar het werk;
  • Is er genoeg uitdaging of juist te veel;
  • Is er motivatie om door te groeien binnen het bedrijf;
  • Vraag naar specifieke onderdelen van je eigen gestelde onboarding proces.

Met de bovenstaande vijf stappen gaat het onboarding proces zeker al een stuk beter. Het belangrijkste is om goed op de nieuwe collega in te spelen en zo samen met hem of haar nieuwe stappen te zetten.